作業効率を上げるポモドーロテクニックってなんぞや?

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『ポモドーロテクニック』

初めてきいたときは、なんておいしそうな響きと思いました。

ポモドーロとはイタリア語でトマトのこと。

考案者がトマト型のキッチンタイマーを使って始めたこのタスク管理が、単純なのに仕事が捗り、もはや定番の域です。

私も個人的にも思い悩んだいた時間調整を、しっかり解決してくれたポモドーロテクニックの詳細に迫ってみましょう。




仕事の時間配分がうまくいかない。

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自宅を仕事場にしてクラウドライターとしての仕事を始めたとき、最も困ったのは時間の配分でした。

思いついた順にしていたら、家事や私事、仕事の区別がつかずひっちゃかめっちゃかなことになって効率もへったくれもない。

仕事に追われて、家の中のことがおろそかになり、子どもや親にせっつかれイライラし、あんなに犠牲にしたはずなのに、一日の終わりに振り返ると、仕事量も満足できるものではない。

そんなことが数ヶ月続いていました。

私が遅筆であることは間違いない。・・・だけど、何かおかしい。

blogやFacebookの投稿は長文でもスラスラと書けるし、更新頻度もわりと多いのです。なのに仕事となると、何故こなせないのでしょう?

仕事として請け負った記事は、blogやFacebookとは違い、内容が自分の興味範囲では無く、知識も全く足りません。

情報を集めるにも興味が薄いので、効率の良い集め方も分からないし、集中力がブチブチと細かく途絶えるのです。

web検索の途中で、自分の興味がある記事を見つけてしまうと、どんどんはずれてはるか沖までサーフィンしてしまう。

気づけば1時間、2時間、ついには半日が過ぎています。

仕事は何ひとつこなせないまま、焦り、気を取り直して、本気出して始めると、同居の親から呼ばれ病院や買い物の送迎を頼まれます。

帰ってきて、またまた心を入れ直して仕事を始めると、子どもが帰ってきておやつを欲しがり・・・。

夕方が近づけば、いつもの家事を片付けなければならず、夕食を食べ、風呂に入り、楽しみにしていたドラマを見て・・・気づけばすぐに夜中です。

ああ、また今日も仕事が進まなかったなと眠りにつく悪循環。

そんなこんなを救ってくれたのは一人のクライアントさんでした。

Skypeでのやりとりに、「タスク管理について調べてみてはいかがですか? 例えば、ポモドーロテクニックとか。」

そういうわけで、早速調べてみました。とりあえず、仕事はそっちのけ。クラさんすまぬ。

ポモドーロ単位に時間を区切って集中する

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ポモドーロテクニックとは、時間を短時間に区切り、集中力を持続させて仕事効率を上げる技術です。

基本の時間は1単位25分。休憩5分を挟んで、次の1単位へ。

なお、この1単位の仕事単位を1ポモドーロと呼ぶのが、このポモドーロテクニックのルールです。

4ポモドーロで30分以上の長い休憩を挟むというのがスタンダードなポモドーロテクニック。

もちろん、1ポモドーロは25分でなくても、それぞれ自分の効率が上がりやすい時間に変更すると良いのですが、この25分というのが、かなりイイ!!

まず、5分の休憩を挟むので区切りとしては30分の組み合わせとなるので、午前中に4ポモドーロで2時間、昼休憩を挟んでまた4ポモドーロというのが、私のライフスタイルにはピッタリはまっています。

集中する時間が25分なので、気を許すとあっという間に時間が終わってしまいます。

時間は無駄にできないという緊張感が生まれます。

おかげで、関係のないサイトへのサーフィンや、仕事に詰まったときの逃げに走ることと格段に減りました。(……どれだけダメダメ人間だったのか……)

問題は、途中で他の用事ができたときで、自宅を仕事場にする私にはこれがすごく多い。

日中、家に他の家族がいるからです。(具体的には私の親。基本、仕事には無理解。& 自閉症の息子の職場から帰ってくるのが午後3時。)

仕事が他の用事で中断されると、基本的には実行中のポモドーロはそこでいったん終了です。

なので、できるだけ用事は「あと10分待って。」とか「5分後に。」とか、ポモドーロ単位の具体的な終了時間を提示して後回しにします。

この具体的な数字を相手に示せることが、とても貴重です。

なんの提示もなく「今、忙しいから、ちょっと待って!」よりは、ずっと気持よく待ってもらえますからね。

もちろん、仕事量によって1日の仕事時間が、午前午後の 4ポモドーロ×2=8ポモドーロ で終わるわけではありません。

朝、みんなが起きる前に2~4ポモドーロ、夕食後の2~6ポモドーロと、できないわけではありませんが、1日の中断時間なども含めると、できない仕事量を目標に設定するよりも、確実にできる仕事量を目標に設定する方が、スケジューリングもうまくいきます。

というワケで、私は1日8ポモドーロを目標設定して仕事を進めることにしています。

ちなみに、このポモドーロテクニックを使った仕事管理は、タイマーと紙と鉛筆があればできる方法です。

が、これに合わせたアプリなども出ているので、自分に合ったものを利用するのもいいでしょう。

アプリの利点は、タイマーセットをいちいちしなくていいのと、仕事毎の時間量などが自動的に可視化できるので、進捗状況の整理に役立つところです。

ちなみに私はBE focusedという無料のポモドーロテクニックアプリを使っていますよ。

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ポモドーロテクニックを有意義に使って、限られた時間を確実に有効化しましょう。